Com o ritmo frenético que se vive no mundo laboral atual, a gestão eficaz do tempo converteu-se num fator crucial para a produtividade e o sucesso individual. Com uma infinidade de tarefas e responsabilidades que temos de gerir, contar com as ferramentas adequadas de planificação pode fazer a diferença entre sentirmo-nos sobrecarregados ou mantermos um equilíbrio saudável.
· O tempo que perde em atividades não-produtivas
Em média, cada colaborador dedica 51% do seu horário de trabalho a atividades improdutivas. As causas mais comuns desta perda de tempo são principalmente os deslocamentos e os e-mails desnecessários. Apesar de haver uma tarefa que se destaca como uma das que mais horas rouba aos colaboradores por semana: as reuniões. A direção passa em média 72% do horário semanal em reuniões, chegando a ter até 37 agendadas por semana.
Aliado ao anterior, cada colaborador perde em média 3 horas por dia para as distrações no seu local de trabalho e dedica 1,5 horas a tarefas que não são relevantes para a sua função na empresa.
Em seguida, exploraremos algumas das melhores ferramentas e aplicações de gestão de tempo que lhe podem dar uma ajuda a manter o foco e organização na sua rotina laboral.
· Ferramentas essenciais para uma gestão eficaz do tempo
1 – Google Calendar
O Google Calendar é uma ferramenta essencial para a gestão do tempo. Pode programar eventos, definir lembretes e partilhar calendários com os seus colegas. Aliado ao anterior, pode ajudar a cumprir os seus propósitos estabelecendo objetivos específicos, como dedicar tempo a um projeto concreto ou a uma entrega precisa. A aplicação através da aprendizagem automática programará automaticamente a sua atividade nos momentos que considere mais adequados.
Além de estar integrada com o Gmail, receberá automaticamente eventos relacionados com reuniões, viagens de negócios e muito mais. Por outro lado, pode integrar o calendário com outras aplicações como o Google Meet, para simplificar a planificação de reuniões online.
Normalmente, o Google é uma ferramenta gratuita para toda a gente, mas para as empresas que necessitam de muito espaço para armazenarem os seus dados ou efetuarem videochamadas com várias pessoas e muitos outros serviços especiais, existem vários planos de pagamento.
2 – Asana
É uma plataforma de gestão de projetos que permite às equipas organizar tarefas, fixar prazos e colaborar eficazmente. Com a sua interface intuitiva, pode criar listas de tarefas, atribuí-las aos membros da equipa e supervisionar o seu progresso. O Asana também oferece funções de calendário e diagramas de Gantt, simplificando a planificação e priorização.
A versão gratuita do Asana está disponível para equipas até 15 membros. Contudo, para organizações maiores ou para quem desejar funções avançadas e suporte personalizado, o Asana oferece planos de pagamento com funções adicionais.
3 – Evernote
O Evernote é uma aplicação desenhada para tomar notas, organizar o trabalho, gerir tarefas e criar lembretes. Esta aplicação permite aos utilizadores criar textos, desenhos, fotografias ou conteúdo web guardado.
Esta é uma das ferramentas mais populares para descarregar e armazenar um ficheiro digital com informação importante.
O plano básico é gratuito. Não obstante, para quem procura funções avançadas, existe uma versão paga chamada Evernote Premium, que oferece vantagens adicionais, assim como mais capacidade de armazenamento, a possibilidade de comentar documentos partilhados, pesquisas avançadas em documentos PDF, etc.
4 – Trello
O Trello é uma potente plataforma visual desenhada para gerir as tarefas de acordo como as programar. Permite-lhe criar “quadros” dedicados a diferentes projetos e organizar as tarefas através de “cartões“. Este sistema visual único permite-lhe ter à vista todo o fluxo de trabalho e acompanhar o progresso das tarefas, o que melhora enormemente a colaboração e a gestão do tempo.
Apesar de no princípio poder parecer um pouco complexo, na realidade, assim que se começa a utilizar é fácil e prático.
Tem um plano gratuito e outros 3 planos de pagamento com ferramentas mais profissionais, em função das suas necessidades.
5 – Pomodoro Timer
O Temporizador Pomodoro é uma técnica de gestão de tempo desenvolvida por Francesco Cirillo na década de 1980 e foi desenhada para melhorar a concentração e a produtividade, dividindo o tempo em intervalos de trabalho focados, chamados de “Pomodoros”, seguidos de breves descansos.
O nome “Pomodoro” provém de um temporizador de cozinha em forma de tomate que Cirillo utilizava quando era estudante universitário para gerir o seu tempo de estudo. A sua ideia era dividir o trabalho em blocos de tempo concentrado, normalmente de 25 minutos, seguidos de um breve descanso de 5 minutos.
Baseando-se nesta técnica foram desenvolvidas várias aplicações que pode descarregar facilmente. As mais utilizadas são: Pomodoro Timer, Focus To Do e Focus Booster, todas elas gratuitas.
6 – RescueTime
É uma aplicação desenhada para monitorizar automaticamente a sua atividade online. Proporciona relatórios detalhados sobre quais as aplicações e sítios web que ocupam a maior parte do seu tempo, o que lhe permite identificar distrações e áreas de melhoria. Com esta informação pode reorganizar melhor o seu dia e ser mais produtivo.
Em poucas palavras, trata-se de uma plataforma que calcula e avalia o tempo que passa à frente do computador. De todas as formas, é importante ter em conta um detalhe essencial: esta plataforma vê tudo o que faz no computador, digamos que lhe dá permissão para o espiar.
Oferece um teste gratuito de 2 semanas, depois o custo mensal é de aproximadamente 12 euros.
7 – Post-it
Se não é um amante da tecnologia e necessita de apontar tudo o que tem de fazer, pode sempre recorrer às mesmas agendas de sempre ou às notas adesivas personalizadas.
Utilizando post-its de diferentes cores, pode distinguir as coisas que tem de fazer de acordo com a urgência ou o tipo de tarefa. Por exemplo, todas as reuniões podem ser escritas em post-its verdes, as entregas urgentes em rosa e o resto em amarelos, de modo a ter um esquema claro e organizado da semana ou do mês no seu escritório à primeira vista.
· Conclusões
Estas são as nossas recomendações, mas tenha em conta que a gestão do tempo é mais um estado mental subjetivo e uma habilidade que se desenvolve com o tempo e com a prática. Um método que pode ser eficaz para si, pode não o ser para outra pessoa, logo tem de descobrir as ferramentas e métodos que melhor se adaptam ao seu estilo de trabalho e necessidades individuais. Quer prefira uma técnica de temporizador como uma aplicação de monitorização de tarefas ou uma plataforma de gestão de projetos, as opções são imensas. Portanto, experimente as diferentes soluções e descubra quais são as que ajudam a manter a concentração, reduzir o stress e ser mais produtivo durante o seu horário laboral.
Já alguma vez utilizou algumas destas aplicações? Utiliza outra? Conte-nos a sua na secção de comentários, temos curiosidade em saber como organiza o seu dia.